Control de stock para minimarketCómo controlar el stock de un minimarket

1. Un catálogo con códigos de barras

Todo empieza por tener cada artículo cargado con su código de barras. Así el cajero lo escanea en vez de buscarlo, y la venta descuenta exactamente el producto que salió. Si tenés el catálogo en una planilla, se importa de una vez, hasta 2.000 filas por importación, con nombre, categoría, costo, precio, impuesto y stock inicial.

Lo que se vende pesado, como fiambres, quesos o verdura suelta, se marca como venta por peso. Si tu balanza imprime etiquetas con código de barras, el cajero las escanea y el artículo entra con su peso.

Para los artículos sin código propio, se imprimen etiquetas con código de barras desde el sistema, en hojas autoadhesivas o en una impresora de etiquetas.

2. Que cada movimiento quede registrado

El saldo de un artículo tiene que ser la suma de todo lo que le pasó: ventas, compras, transferencias, mermas y ajustes. Si un movimiento se hace por fuera del sistema, el número deja de ser confiable.

En la práctica eso significa tres costumbres: cobrar todo por la caja, cargar cada compra del proveedor y registrar como merma lo que se rompe o se vence, con su motivo, en vez de tirarlo sin anotar.

Cargar compras suele ser lo que más cuesta. En Punto, con una foto o el PDF de la factura del proveedor el sistema arma un borrador con el proveedor, los artículos, las cantidades y los precios. Vos lo revisás y, al aprobarlo, entra la mercadería con su costo.

3. Un mínimo para cada artículo

Reponer a ojo funciona hasta que falla un viernes a la tarde. Lo que ordena la reposición es un stock mínimo por artículo y una cantidad fija a reponer. Por ejemplo, con mínimo 20 y cantidad 50, cuando el artículo baja a 20 se abre un pedido por 50.

Esas reposiciones se juntan en una sola lista, por sucursal. Desde ahí armás la orden de compra: el sistema propone el último proveedor al que le compraste cada artículo y su último costo, y agrupa una orden por proveedor. Cuando la mercadería llega, lo recibido cubre la reposición.

4. Contar seguido y por sectores

Un inventario completo de todo el local cuesta un día entero. Lo que da resultado es contar seguido y de a partes: hoy bebidas, mañana limpieza. Si el conteo lo hace el cajero en el relevo de turno, se puede hacer desde la misma caja, eligiendo solo los artículos del sector, y funciona aunque no haya internet.

Al finalizar, las diferencias entre lo contado y lo registrado se ajustan solas, y queda el registro de cada una. Si algún artículo contado quedó en su mínimo o por debajo, se abre la reposición. Para una toma de inventario completa, el panel arma la lista de todo lo que tiene presencia en la sucursal.

Cuando el número no cuadra, el historial de movimientos del artículo muestra cómo se llegó a ese saldo. Eso convierte "falta mercadería" en una pregunta con respuesta.

5. Vencimientos bajo control

En los productos que vencen, el problema no es cuánto hay sino de cuándo es. Si activás el control de lotes en esos artículos, cada compra registra el lote y su vencimiento, y la caja asigna sola el lote que vence primero al vender. El sistema avisa con la anticipación que elijas para cada artículo.

El stock que ya tenías al activar el control no se pierde: queda como "sin lote" y se vende primero, sin tener que contar nada para empezar.

Si tenés más de un depósito

Si guardás mercadería en un depósito aparte de la góndola, o tenés varias sucursales, el stock se lleva por depósito y la mercadería se mueve con transferencias. Así cada lugar tiene su saldo y una reposición puede cubrirse trayendo desde otra sucursal en vez de comprar.

Y una decisión para tomar de entrada: si la caja puede vender un artículo con stock en cero o si lo bloquea. Por defecto lo bloquea, lo que obliga a que el número esté al día.