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En un restaurante la caja se mueve todo el día: cobros en efectivo, con tarjeta y con QR, mesas que pagan divididas, un retiro para pagarle a un proveedor que llegó a media tarde. Al cierre el número no da y nadie sabe por qué. Casi nunca es un robo: suele ser un cobro cargado con el medio equivocado, un retiro que no se anotó o una mesa que quedó abierta.
El arqueo es comparar lo que debería haber con lo que hay. Esta guía cuenta cómo hacerlo para que las diferencias sean pocas y, cuando aparezcan, se puedan explicar.
Antes de abrir: fondo de caja y un responsable
Buena parte del cierre se resuelve al abrir. Tres reglas simples:
- Un fondo de caja fijo: el mismo monto de cambio todos los días, contado al abrir y anotado. Si cada día arranca con un monto distinto, el cierre empieza con una duda.
- Una persona responsable por caja y por turno. Si varios cobran en el mismo cajón, una diferencia es de todos y de nadie.
- Si hay cambio de turno, se cierra la caja y se abre de nuevo con el que entra. El cajón no se pasa "así como está".
Durante el turno: que todo movimiento deje rastro
Las diferencias se fabrican durante el día, no al cierre. Lo que se anota en el momento no hay que reconstruirlo de memoria a la noche:
- Cada retiro de efectivo, como un pago a un proveedor o una compra de último momento, se anota con monto y motivo apenas sale, y el comprobante queda en el cajón.
- Lo mismo con el efectivo que entra sin ser una venta, por ejemplo el cambio que trae el encargado.
- Cada cobro se registra con el medio con el que realmente se pagó. Si una mesa pagó una parte con tarjeta y otra en efectivo, se cargan las dos partes.
- Una devolución de plata se registra como devolución, con el medio con que se devolvió. Si no, al cierre aparece como un faltante.
Al cierre: contar cada medio de pago por separado
El error más común es contar solo el efectivo y dar por bueno el resto. Si un cobro con QR se anotó como efectivo, el total del día da igual y el error pasa de largo. Contando cada medio por separado aparece enseguida: falta en uno y sobra en el otro.
- Revisá que no queden mesas ni pedidos sin cobrar. Una mesa abierta es una venta que todavía no está en la caja.
- Contá el efectivo del cajón, incluido el fondo con el que abriste.
- Sumá los comprobantes de tarjeta y comparalos con el cierre de lote de la terminal de tarjetas.
- Sumá los cobros por QR y por transferencia con el resumen del banco o de la billetera.
- Compará cada medio contra lo registrado en el turno. El turno cuadra solo si cada medio cuadra: un faltante en efectivo y un sobrante parecido en QR no se compensan, son un cobro mal cargado.
- Si queda una diferencia, anotala con su explicación y con el nombre de quien cerró.
Cuando falta o sobra plata
Antes de dar por perdida una diferencia, revisá en este orden:
- Un medio que falta y otro que sobra por un monto parecido: es un cobro cargado con el medio equivocado.
- Un retiro sin anotar: el comprobante suele estar en el cajón.
- Una venta anulada o una devolución que no se registró como tal.
- El redondeo del vuelto. Si en tu local se redondea, conviene acordar de antemano qué diferencia se considera normal, para no perseguir monedas.
El cierre a ciegas
Muchos dueños prefieren que quien cuenta no vea lo que el sistema espera: declara lo que contó y la comparación la hace otra persona. Así nadie acomoda el conteo para que cierre, y las diferencias aparecen como son.
Funciona si el encargado revisa los cierres todos los días y pregunta por cada diferencia mientras todos todavía se acuerdan de lo que pasó en el turno.
Cómo lo resuelve Punto
En la caja de Punto el turno se abre con el monto inicial del cajón, y cada retiro o ingreso de efectivo se registra con su motivo. Al cerrar:
- La caja muestra los medios de pago que se usaron en el turno y el cajero declara lo contado de cada uno: efectivo, tarjeta, QR, transferencia.
- Al lado de cada medio aparece si cuadra, cuánto falta o cuánto sobra. El turno cuadra solo si cuadran todos.
- Las devoluciones se descuentan del medio con que se devolvió la plata, así no aparecen como faltante.
- Se puede activar el cierre ciego: el cajero declara sin ver lo esperado y la comparación la revisa el encargado desde el panel.
- Se puede exigir que no queden órdenes sin cobrar ni mesas abiertas para cerrar el turno.
- Una tolerancia para el redondeo del vuelto, el envío del arqueo por email al cerrar y el historial de cada turno en el reporte de control de cajas.
- Si se corta internet, la caja se cierra igual y el arqueo se calcula cuando vuelve la conexión.
Con Punto cada medio de pago se cuenta por separado y la diferencia aparece sola, con nombre y turno.
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