Muchos comercios todavía facturan con talonario preimpreso o con un sistema que imprime sobre papel timbrado. Pasar a la factura electrónica cambia de dónde sale el documento fiscal, pero no tiene por qué cambiar cómo se cobra en el mostrador.
Esta guía repasa qué cambia de verdad, qué conviene preparar antes del corte y cómo se ve el día a día después.
Qué cambia de verdad
Con talonario, el papel es la factura. Para un comercio habilitado como facturador electrónico, en cambio, el comprobante impreso deja de ser un documento fiscal válido: el documento fiscal es el electrónico, firmado e identificado por su CDC. Lo que se imprime pasa a ser su representación, el KuDE.
Eso tiene una consecuencia práctica: no existe la factura de papel "mientras tanto". O hay documento electrónico, o no hay factura. Por eso el corte se planifica, no se improvisa.
Qué preparar antes del corte
La parte del trámite la gestionás con tu contador ante la SET. Del lado del sistema, lo que tiene que estar listo es:
- La habilitación como facturador electrónico, con tu RUC y razón social en orden.
- El certificado de firma digital y el código de seguridad (CSC).
- El timbrado de cada caja que va a facturar, con su establecimiento, su punto de expedición y su numeración.
- Los medios de pago mapeados para que cada uno se declare con su código.
Elegir la fecha de corte
El error más común es superponer numeraciones: seguir usando el talonario en una caja mientras otra ya emite electrónicamente con el mismo punto de expedición. Para evitarlo, acordá con tu contador un día de corte y que, desde ese día, cada caja emita por un solo camino.
Si ya tenías timbrado y facturabas con otro sistema, en Punto se carga ese timbrado en la caja y se sigue con la numeración que corresponde.
Qué ve el cajero
Para quien cobra, casi nada cambia. Cierra la venta como siempre y, si el comercio lo configuró así, el documento se emite solo; también se puede elegir emitirlo solo cuando el cliente da su RUC o su cédula. La caja imprime lo que diga la plantilla de impresión de esa caja.
Lo nuevo es que el cliente puede recibir su comprobante sin papel: por email, por WhatsApp o desde una página de consulta. Si lo pide impreso, se le imprime. Lo explica la guía sobre qué es el KuDE y cómo se imprime.
Y si se corta internet
Con el talonario, un corte de internet no frenaba nada. Con la factura electrónica es razonable preguntarse qué pasa. En Punto la venta no se traba esperando al fisco: se cobra igual y el documento electrónico se emite cuando vuelve la conexión, uno por uno y en orden. Si un envío falla por la conexión, se reintenta solo.
Lo que sí hay que mirar después es el estado de cada documento en el panel. Si alguno se rechaza, se corrige el dato que se objeta y se emite de nuevo; los montos de la venta no se tocan.
Las primeras semanas
Algunas costumbres que ayudan durante la transición:
- Revisar a diario los documentos rechazados o con error hasta que el equipo se acostumbre.
- Pedir el email del cliente cuando lo da, así el comprobante le llega solo.
- Sumar al ticket el QR que lleva a la página de consulta del comprobante.
- Tener a mano la fecha de vencimiento del certificado de firma.
- Guardar los talonarios que sobren según lo que indique tu contador.
Con Punto la factura electrónica viene incluida y sale de la misma venta, también cuando se corta internet.
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