Emitir una factura electrónica parece un trámite nuevo, pero en el día a día es lo mismo que cobrar: el cajero cierra la venta y el comprobante sale solo. Lo que cambia es lo que pasa por detrás. En vez de una factura de papel con talonario impreso, cada venta genera un Documento Electrónico (DE) firmado digitalmente, que se envía a SIFEN, el sistema de facturación electrónica de la SET.
Esta guía explica qué necesitás tener antes de empezar, cómo se configura y qué pasa con cada comprobante desde que se emite hasta que le llega al cliente.
Los términos que vas a ver
Antes de configurar nada conviene tener claros cuatro nombres, porque aparecen en todas las pantallas:
- SIFEN: el sistema al que se envía cada comprobante electrónico para que quede registrado.
- DE (Documento Electrónico): el archivo firmado que es, legalmente, tu factura.
- KuDE: la representación en papel o PDF de ese documento. Es lo que la gente reconoce como "la factura", pero el que vale es el archivo firmado.
- Timbrado: la autorización para emitir comprobantes. En Punto se carga por caja, junto con el establecimiento y el punto de expedición.
Qué necesita tu comercio antes de empezar
La habilitación como facturador electrónico la gestiona el comercio o su contador ante la SET; Punto emite y envía los documentos una vez que está habilitado. Para activarla vas a necesitar:
- Estar habilitado como facturador electrónico, con tu RUC y tu razón social bien registrados.
- Un certificado de firma digital vigente, que es lo que firma cada documento en tu nombre.
- El código de seguridad (CSC) que asigna la SET, necesario para el código QR de los comprobantes.
- Un timbrado vigente para cada caja que vaya a facturar.
Cómo se configura en Punto
Todo se carga desde el panel, en la sección de facturación electrónica. El orden es siempre el mismo:
- Completás los datos del emisor: RUC, razón social, actividad económica y los establecimientos de tu comercio.
- Cargás el certificado de firma y el código de seguridad (CSC).
- En cada caja que va a facturar cargás el número de timbrado, el establecimiento y punto de expedición, la vigencia y la numeración.
- Revisás que cada medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia) se declare con el código que corresponde.
Configurarla conversando con el asistente
Si preferís no recorrer pantallas, podés hacer toda la configuración con Punto AI. Le decís que querés empezar a facturar electrónicamente y el asistente revisa qué falta, te pide los datos en orden, muestra un resumen antes de guardar cada cambio y al final verifica si ya podés facturar.
El certificado y el CSC no se escriben en el chat: el asistente abre un formulario seguro dentro de la conversación, y lo que cargás ahí va directo a tu cuenta.
Cómo sale cada comprobante
Con la cuenta habilitada y cada caja con su timbrado, el documento se genera al cobrar. Podés elegir que se emita automáticamente en cada venta o solo cuando el cliente da su RUC o su cédula. El cajero cobra como siempre: no tiene que hacer nada distinto.
Si una venta quedó sin su comprobante, se emite a mano desde el detalle de la venta en el panel. El botón está pensado para que no haya riesgo de emitir dos veces por apretarlo de más.
La factura se arma con los ítems y las tasas de impuesto que se cobraron en ese momento. Si después cambiás un precio o una tasa en el catálogo, los documentos ya emitidos no se tocan.
Cómo saber si quedó bien
Cada documento muestra su estado en el panel: aprobado por SIFEN, emitido y todavía sin confirmar, rechazado, con error antes de llegar a SIFEN, o pendiente. En el detalle de la venta ves el CDC, el código que identifica al documento.
Si SIFEN rechaza un comprobante, no se reenvía igual: se corrige el dato que objeta (por ejemplo, los datos del cliente o el timbrado de la caja) y se emite un documento nuevo. El rechazado queda como registro. Los montos y los artículos de la venta no cambian, solo los datos fiscales.
Cómo le llega al cliente
El comprobante tiene varios caminos para llegar a quien compró:
- Por email, automático, cuando SIFEN lo aprueba y el cliente tiene su email cargado.
- Por WhatsApp, desde la caja o el panel: se abre el chat con un mensaje listo y el enlace a la factura.
- En una página de consulta propia de cada comprobante, donde el cliente lo descarga en PDF y lo valida.
- Impreso: el KuDE se descarga en PDF para imprimirlo cuando el cliente lo pide.
Si hay que anular o corregir
Un comprobante aprobado no se edita. Si la venta tiene que anularse, se anula desde su detalle y Punto cancela también el documento ante SIFEN. Si es una devolución, se emite una nota de crédito electrónica vinculada a la factura original. Cuál corresponde en cada caso y en qué plazos lo define la normativa de la SET: ante la duda, consultalo con tu contador.
En Punto la facturación electrónica viene incluida, sin costo por comprobante y sin cupos mensuales.
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